Como especialistas en auditoría de protección de datos, desde General Risk respondemos a una cuestión de importancia capital a la hora de manejar información sensible: ¿la nómina se considera un dato personal?
Para aclarar este punto, es fundamental entender el marco normativo que respalda el tratamiento adecuado de la información contenida en una nómina. ¡Vamos a verlo!
Definición de datos personales en el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define los datos personales como “toda información sobre una persona física identificada o identificable”. Esta norma completa la definición incluyendo identificadores como nombre, número de identificación, datos fiscales, de localización, e incluso aspectos relacionados con la identidad física, económica o social.
Por tanto, la nómina, al contener información como salario, deducciones fiscales, número de cuenta bancaria y posibles datos sensibles, como afiliaciones sindicales o información de salud, entra claramente en la categoría de datos personales.
Legislación laboral: ¿qué dice el Estatuto de los Trabajadores?
Nuestro ordenamiento jurídico sin duda blinda el concepto de nómina como documento que contiene datos de carácter personal. Por ejemplo, el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 29, estipula que “la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo”.
Esta definición de nómina deja claro que la misma contiene datos personales relevantes, así que debe ser tratada con las medidas de seguridad adecuadas, respetando la privacidad del empleado.
La AEPD y la protección de los datos en la nómina
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) se ha pronunciado varias veces sobre el carácter personal de la información contenida en las nóminas. En su Guía sobre relaciones laborales, este organismo señala que, junto con los datos de retribución, la nómina puede contener información adicional como el domicilio, número de cuenta bancaria, e incluso datos de salud o afiliación sindical.
Como advertencia, insistimos en que esta información no debe ser compartida con terceros, excepto en los casos estrictamente necesarios o con el consentimiento explícito del empleado.
Subcontratación en la gestión de nóminas: ¿quién es el responsable final del manejo de los datos?
¿Tienes una empresa y estás pensando en externalizar la gestión de las nóminas a una asesoría o gestoría? Si la respuesta es afirmativa, debes saber que, a efectos legales, tu compañía sigue siendo el responsable del tratamiento de los datos personales, mientras que la asesoría actúa como el encargado del tratamiento.
Conclusión
No cabe duda de que la nómina contiene información que se considera dato personal. Por tanto, es crucial que empresas y profesionales traten esta información de forma segura y cumplan con las obligaciones legales de las normativas correspondientes.
¿Quieres tener garantizado un uso adecuado de los datos de carácter personal que maneja tu empresa? En General Risk, aseguramos una gestión eficiente y segura de datos sensibles como son los que contienen las nóminas. ¡Contacta con General Risk y obtén una asesoría personalizada!
