[vc_row css_animation=»» row_type=»row» use_row_as_full_screen_section=»no» type=»full_width» angled_section=»no» text_align=»left» background_image_as_pattern=»without_pattern»][vc_column][vc_column_text]Cumplir con la normativa de protección de datos es obligatorio para las empresas, no solo a la hora de recabar o difundir ciertas informaciones: también en lo relativo a las comunicaciones con el usuario, lo que por supuesto incluye el envío de mails.
Pero ¿cómo afecta la normativa a una acción tan presente en nuestra vida diaria como es el envío de correos electrónicos?
¿Cómo deben proteger las empresas los datos de los usuarios en las comunicaciones vía email?
En primer lugar, debemos tener en cuenta que incluso el propio correo electrónico es, por sí mismo, un dato personal. Por ello, en este ámbito también se aplica la ley a clientes, proveedores, socios y usuarios. Eso sí, el titular de la dirección de correo debe ser una persona física y no tratarse de una dirección genérica.
Obligaciones de las empresas en la comunicación vía email con los usuarios
Entre otras obligaciones, el reglamento contempla una serie de previsiones respecto a las comunicaciones por email. Destacamos las siguientes:
- Para recabar direcciones de correo electrónico al realizar envío de mails, los responsables del tratamiento deben tener una base jurídica que legitime el tratamiento de los correos electrónicos. Esto puede realizarse bien con el consentimiento explícito del interesado, bien cumpliendo alguna de las condiciones del artículo 6 del RGPD, relativo a las condiciones para la licitud del tratamiento.
- En cuanto al envío de comunicaciones de carácter comercial, es obligatorio recabar el consentimiento expreso del interesado (que es el destinatario).
- El consentimiento debe otorgarse de forma independiente al consentimiento para el tratamiento de datos personales.
- También es deber del responsable del tratamiento el informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos. Para cumplir con esta obligación, se insertará un texto de protección de datos en el email o cláusula específica relativa a la LOPD, con fines informativos.
- El cuerpo de texto del mail también ha de incluir un enlace a la política de privacidad de la compañía. En esta última se deben contemplar al detalle todas las informaciones relacionadas con el tratamiento.
- Es un deber por parte de las empresas, organizaciones y profesionales que recurren a campañas de email marketing para realizar sus envíos comerciales la formalización con las plataformas utilizadas para ello de un contrato de encargo de tratamiento. Generalmente, este contrato tomará la forma de contrato de adhesión, y ha de cumplir con las obligaciones contempladas en el RGPD, especialmente si está fuera del ámbito de la Unión.
Como ves, la ley de protección de datos también se extiende a la comunicación vía mail de las empresas y usuarios, especialmente en lo referente al consentimiento explícito o la obligación de informar.
Asegúrate de cumplir con la normativa en tus comunicaciones electrónicas
Por último, recordamos que si te quedan dudas sobre cómo cumplir al detalle con la ley de protección de datos, puedes acudir a General Risk. Nos avala una dilatada experiencia en el asesoramiento para operar dentro del marco del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD). [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
